『５Ｗ１Ｈ』について解説します
”伝える”とは、単純に聞いた話を第三者に言うことではありません。相手に理解してもらい、納得してもらって初めて”伝える”ことになります。この点は手段の目的化になりやすいので注意が必要です。ここでは伝える際に必要になるヒントについてご紹介します。
１．５Ｗ１Ｈで伝える
伝える際は、５Ｗ１Ｈを意識し、それを習慣化させます。
「いつ」「どこで」と言った情報から、次に「誰が」「何を（した）」という結論を伝え、最後にそれら内容に対する相手の「なぜ」「どのように（した）」という理由を示します。
伝え方のひとつに「ＰＲＥＰ法」があります。その前半部分と同じ流れになります。
特に「いつ」「誰が」は忘れられるケースが多いため注意が必要です。まずはフレームとして覚え、抜けや漏れを無くしていく、それを身につけることが大切になります。
まずは、５Ｗ１Ｈで語れる報告書式（メモ帳）をつくり、それを意識的に活用します。
メモ帳を活用し、ある程度習慣化した後は、メモ帳を使わなくても頭のなかでパッと出るようにします。
フレームを忘れてしまうケースもありますので、語呂で覚えます。「井戸だな？なぜ、どのようにしてできたのだろうか？（いつ ⇨ どこで ⇨ だれが ⇨ なにを ⇨ なぜ ⇨ どのように）」で覚えてはいかがでしょう。（ある日、山道を散歩していて、向こうの崖をみると井戸があった。「あぁ、井戸があるなぁ・・・でもなんで？どうやってここにつくったんだろう？」とイメージしてもらうと覚えやすくなります）
また、お互いに指摘し合うことで訓練します。
報告者は頭のなかにある数多くの情報を抽出して聞き手に伝えますので、情報をうまく整理しきれないと５Ｗ１Ｈで説明できないことも多々あります。一方で聞き手は、情報量ゼロから報告者が語る情報を頭のなかでひとつずつ整理していきまので、情報量は報告者より聞き手の方が少ないため、５Ｗ１Ｈの足りない情報は報告者よりも気づきやすくなります。
つまり、報告者の足りない５Ｗ１Ｈの情報は、聞き手の方が気づきやすくなるため、その事実を報告者にフィードバックしてあげます。そのようなやり取りを繰り返していくと、報告者は、忘れていた情報に関する意識が次第に高まっていきますので、いずれ習慣化していきます。
Comments