『伝え方』について解説します
”伝える”とは、単純に聞いた話を第三者に言うことではありません。相手に理解してもらい、納得してもらって初めて”伝える”ことになります。ここではそのヒントについてご紹介します。
１．対策案
１．タイミングに配慮する
誰もが日々の計画に基づいて業務しています。管理者が集合の号令をかけるとメンバーは作業を中断して管理者の話を聞くことになりますが、業務の遅れが気になり、聞いた話が頭に入ってこないかもしれません。だからと言って、業務終了後に話をすると”早く帰りたい”との想いで話が頭に入ってこないかもしれません。相手に覚えてもらうためには話をするタイミングを見極めることが大切になります。
【注意事項】
業務のキリが良い時間帯は、朝や休憩後、作業切り替え直後など次の作業を始める前です。その時間帯で話をすることをお薦めします。
２．聞き手のバックグラウンドに配慮する
管理者と実務者がとらえるリスクや情報（量）、解釈（価値観）は異なっています。管理者が他社の不祥事を教訓に自社管理を強化しようと新たなルールを策定し、現場に落とし込んだとしてもその背景を知らない現場は「なんで？」と思うかもしれません。納得できなければ守ろうという意識は芽生えません。またすべての従業員にビジネススキルが身についているとは限らないなか、難しい横文字やこれまで聞いたことのない用語で説明されても理解できないかもしれません。理解と納得を得るためには、相手の情報（量）がゼロであることを前提に反すことが必要になります。
【注意事項】
わかりやすい内容とは「５Ｗ１Ｈ」「難しい用語は使わない」「１文書を短くする」です。
３．結論を先に伝える
相手の情報（量）がゼロだからと事細かく説明すると話が長くなり、聞き手は結論がわからなくなります。従って、まずは「結論」を先に伝え、その後、根拠や具体例を伝えることが望ましいです（ＰＲＥＰ法）。例えば『他社の不祥事を受け、”備品購入は管理者の承認を得てから行うこと”を新たなルールにする』場合、以下の伝え方になります。
「”備品購入は管理者承認を以ておこなうこと”になります（結論）。と言うのも○○商事で不祥事があり倒産しました。当社でも発生する可能性があります（理由）。例えば、洗剤を買う際、この書類に内容を記入し私に提出してください。書類は押印して返しますので、それから購入してください。購入後は買った洗剤と書類を私に持ってきてください。それを確認して承認（書類はこちらで保管）と言う流れになります（具体例）。改めて”備品購入は管理者承認を以ておこなうこと”を徹底してください（結論）」
【注意事項】
結論 ⇨ 理由 ⇨ 具体例 ⇨ 結論で伝える習慣を身につけます。
４．具体的に語る
人には様々な解釈(価値観)があります。コップに水が残っていても「半分もある(＝多いと解釈)」と感じる人がいる一方で「半分しかない(＝少ないと解釈)」と感じる人もいます。曖昧な表現や誤認が生じやすくなるため、数値や定義で明確化しておくことが必要です。
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